Девід Ален та його система “Getting Things Done”

Сьогодні хочу познайомити вас з книгою Девіда Алена “Getting Things Done”, що розповідає про принципи управління часом. Нарешті вирішила зачепити тему планування на своєму блозі, тим паче що скоро Новий рік, нові плани і все таке.

Книга розповідає про геніальну систему GTD (тобто, Getting Things Done), яку придумав Девід Ален. Викладання матеріалу в книзі, як на мене, дещо складне (можна було б простіше). Незважаючи на це, мушу сказати, що автор допоміг мені структурувати ту кашу думок та інформації, яка була в моїй голові щодо ефективного використання власного часу та безпосередньо планування.

П'ять простих кроків в організації своїх справ

Класична методологія по самоорганізації від Девіда Алена передбачає наступні основні моменти, яких автор рекомендує дотримуватись в організації та плануванні:

1. Все, про що ви думаєте, на кшталт “треба зробити”, “треба не забути”, ви завжди повинні записувати на папір або електронний носій, щоб не залишати ту інформацію в голові.

Постійна заклопотаність всіма справами, які ми повинні зробити, є головним поглиначем часу та сил. Не треба нічого тримати в голові! Якщо свідомість вільна, то вона завжди відкрита для всього нового. Ідеї треба фіксувати, як тільки вони прийшли в голову (наприклад, я завжди на робочому столі, окрім планера, тримаю аркуш паперу, де записую рандомні думки, а вже потім щось з них переношу до свого щоденника). Так формується наш Inbox інформації.

2. Обробка інформації з Інбоксу

Якщо те, що ви записали не потребує конкретної дії, то таку інформацію краще зберегти як довідкову (наприклад, корисні посилання, статті, тощо). Якщо справа потребує дії, то треба оцінити, чи вистачить на її виконання двох хвилин? Якщо так, то краще одразу ж її виконати та викреслити. Якщо ні, то зафіксуйте у своєму списку завдань чи делегуйте:

3. Організація

Головне правило системи GTD - не треба прив’язуватись до конкретного часу чи дати! В календар записуються тільки ті справи, які з імовірністю 99% відбудуться саме в цей день. Для всього іншого створюються тематичні або контекстні списки.

Тобто ви не прив’язані до конкретного часу, а оцінюєте свої справи залежно від контексту, в якому знаходитесь. Наприклад:

• у список “За комп'ютером” записано те, що треба зробити, коли ви за комп’ютером;
• список ”У батьків” дозволяє мені не забути нічого з того, що потрібно зробити/забрати/привезти, коли я їду до батьків;
• звичний список покупок, який встановлено як додаток в смарфоні, сприяє швидкому та ефективному шопінгу.

Все це дозволяє сконцентруватись саме на тих питаннях, які ви можете зробити саме зараз (такої ж думки дотримується Ґреґ МакКеон у книзі «Есенціалізм. Шлях до простоти») і позбавляє необхідності постійно переписувати невиконані справи з одного дня на інший.

4. Огляд

Система GTD не може ефективно працювати без регулярного перегляду та оцінки актуальності справ. Девід Ален рекомендує робити такий огляд щотижня перед плануванням нового тижня.

5. Виконання

Частіше за все, для виконання справи потрібно зробити конкретну просту єдину дію, фізичний крок (наприклад, зробити дзвінок, замовити книгу, прочитати статтю і т.ін.).

А ось такі справи, як підготувати презентацію або зробити ремонт - то вже проекти чи міні-проекти, які передбачають розбиття на конкретні кроки або підпункти. Дуже важливим є усвідомлення цієї різниці при плануванні.

Тобто, система GTD  вчить нас збирати та сортувати абсолютно все: ідеї, справи, думки, корисну інформацію і навіть мрії, та не тримати все це в голові. Ви нічого не забудете, не будете прокручувати одні й ті ж справи в голові та суттєво знизите навантаження на свій мозок. Ален цікаво порівнює наш короткочасну пам’ять мозку з оперативною пам'яттю комп'ютера, яка обмежена певним обсягом. Коли “оперативка” мозку “тріщить по швах”, виникає неуважність саме через внутрішнє інформаційне перевантаження.

За допомогою GTD я нарешті зрозуміла, що тайм-менеджмент - це не тільки тоді, коли весь день розписаний по хвилинах. Мене завжди досить сильно пригнічувало те, що я не встигла виконати якісь справи, заплановані на конкретний день, а процес переписування їх на наступний день приводив до стресового стану та відчуття, що я нічого не встигаю. Дійсно, причина занепокоєння була в нестачі контролю над ситуацією.

Гнучка система планування Getting Things Done чудово підходить як для робочих проектів, так і для домашніх справ, і дозволяє перетворити “рутину” в сукупність завдань, які піддаються нашому контролю.

В наступному пості про планування розкажу про те, як я інтегрую принципи GTD в систему ведення щоденника Bullet Journal та додаток Todoist.