Інтеграція системи GTD в щоденник Bullet Journal та додаток Todoist

В минулому пості про планування я розповідала про систему Девіда Алена GTD. Сьогодні, як і обіцяла, розкажу про її інтеграцію у свій щоденник, який веду за методом Bullet Journal, та у додаток Todoist.

Що таке Bullet Journal

Bullet Journal - це система організації записів у щоденнику, яка з’явилась не так давно, в 2013 році, завдяки веб-дизайнеру з Брукліна Райдеру Керроллу. Багато розповідати не буду, бо краще один раз побачити. Мені, наприклад, окрім офіційного відео від автора, подобається покроковий та якісно зроблений відео-огляд цієї системи від американського блогера Boho Berry:

Хто не хоче дивитись відео англійською, назву основні характеристики системи Bullet Journal:

1. Для експериментів з цією методикою підійде будь-який класичний блокнот і ручка. Сам Керролл полюбляє блокноти в крапочку (мушу зізнатись, я також).
2. Райдер рекомендує використовувати мову швидких записів: теми, нумерацію сторінок, короткі чіткі речення та маркування.
3. Класичний Bullet Journal складається чотирьох модулів: індекс, журнал майбутнього, щомісячний журнал і щоденний журнал.
4. Нумерація сторінок та наявність індексу на початку щоденника, тобто такого собі змісту, як у книзі. Це дозволяє  швидко знаходити необхідну інформацію:

5. Райдер придумав спеціальне маркування (тобто, bullets), яке дозволяє наглядно бачити, до якого типу належить задача. Наприклад, завдання позначається крапкою, події - відкритим колом (о), для приміток або ідей використовується тире (-), зірочка (*) позначає пріоритетні або важливі завдання, а знак оклику (!) для натхнення та геніальних ідей. Якщо питання треба дослідити або знайти додаткову інформацію, то використовується позначка ока.

6. В залежності від стану виконання, позначки завдань легко змінюються. Наприклад, якщо завдання виконано, крапка перетворюється на X, якщо завдання мігрує на іншу сторінку, або місяць, то використовується > або стрілочка, а якщо ви внесли щось в свій розклад, то крапку перетворюємо на позначку <.
7. Щомісячний журнал допомагає організувати весь місяць: зліва  - то календар, а праворуч - перелік завдань, які треба зробити за поточний місяць, тобто такий to-do лист. Не забувайте одразу ж внести ці сторінки в індекс!

8. Щоденний журнал призначений для звичного та стандартного заповнення кожен день. Дати рекомендується писати в міру необхідності, а не заздалегідь, відводячи під кожен день стільки місця, скільки потрібно:

Фото з сайту shop.djournal.com.ua

Я вже рік користуюсь системою BuJo і це чудовий спосіб не тільки структурувати свої справи, а й дещо персоналізувати під себе, створюючи контексті списки, про які казав Девід Ален.  Ідея швидкого ведення журналу, де можна змішати замітки, завдання і події в одному місці, і при цьому легко їх відрізняти, мені до душі. Я дуже задоволена, бо Bullet Journal - це дійсно гнучка система, яка довозоляє компактно структурувати всю необхідну інформацію.

Використання додатку Todoist для системи GTD

Чудову програму Todoist я використовую, в першу чергу, щоб організувати свої “рутини”, тобто такі регулярні події та справи, які повторюються у визначений час. Це дуже зручно, допомагає не захаращувати щоденник і кожен раз не переписувати одні й ті ж завдання.

Набагато зручніше організувати все один раз і потім насолоджуватись процесом. Todoist дає ті самі нагадування, які дозволяють викинути все зайве з голови. Наприклад, не тримати на увазі, що в середу мені потрібно не забути зробити маску, помити пензлики, кожного 15 числа необхідно поповнити мобільний або наступного місяця 10 числа подовжити свій абонемент в тренажерку.

Я розподілила свої рутини за категоріями: б’юті, щоденні, щотижневі, щомісячні, справи по дому:

Тудуіст має вкладку інбокс, у яку дуже зручно з додатку на смартфоні записати потрібну інформацію, а вже за комп’ютером детально розсортувати завдання по проектах та підпроектах (ну все чітко як у Девіда Алена: тека “вхідні”, “проекти” і т.ін.) і надати їм необхідної пріоритетності.

Я користуюсь безкошновною веб-версією Todoist та додатком на смарфоні. Платна версія відрізняється наявністю лейблів, які можна додавати до завдань в контексті або по типу активності, та має нагадування у вигляді смс на телефон або спливаючих повідомлень.

Todoist - це один з тих додатків, з яких починається мій ранок і яким закінчується мій день.

Я неймовірно вдячна, що дізналась про GTD, про її легку інтеграцію у Bullet Journal, та у додаток Todoist. Адже найбільш важливим аспектом системи управління часом є його зручність і простота використання.